POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. INTRODUCCIÓN Y ALCANCE

Holding Consultores en Planeacion Ltda, identificada con NIT 901.176.209-6, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, se compromete a proteger la privacidad y seguridad de los datos personales de sus clientes, empleados, proveedores, contratistas y cualquier otro titular de información (en adelante, los "Titulares") que sea recopilada o tratada en el desarrollo de sus actividades comerciales y operativas.

Esta política establece los lineamientos bajo los cuales Holding Consultores en Planeacion Ltda realiza el tratamiento de los datos personales, los fines para los cuales son utilizados, los derechos de los Titulares y los procedimientos para ejercerlos.

Alcance: Esta política aplica a todas las bases de datos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por parte de Holding Consultores en Planeacion Ltda, incluyendo aquellas relacionadas con sus diferentes líneas de negocio y las operaciones de sus subsidiarias o compañías vinculadas (tales como Skandia, BMI, Palig, entre otras que puedan existir o surgir), considerándose Holding Consultores en Planeacion Ltda como el responsable principal del tratamiento en el marco de su operación como holding empresarial.

2. DEFINICIONES PRINCIPALES

• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para efectos de esta política, el Responsable principal es Holding Consultores en Planeacion Ltda.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

3. PRINCIPIOS RECTORES

Holding Consultores en Planeacion Ltda aplicará los siguientes principios en el tratamiento de datos personales, conforme a la Ley 1581 de 2012:

• Principio de Legalidad: El Tratamiento de datos se sujetará a lo establecido en la ley.
• Principio de Finalidad: El Tratamiento obedecerá a una finalidad legítima, informada al Titular.
• Principio de Libertad: El Tratamiento solo se ejercerá con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
• Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento será veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Principio de Transparencia: Se garantizará el derecho del Titular a obtener información sobre sus datos personales en cualquier momento.
• Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujetará a los límites derivados de la naturaleza de los datos, la ley y la Constitución. Los datos personales no estarán disponibles en Internet u otros medios de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados.
• Principio de Seguridad: La información se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

4. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Holding Consultores en Planeacion Ltda podrá tratar los datos personales de los Titulares para las siguientes finalidades generales:

• Gestionar la relación contractual o comercial existente.
• Proveer los productos y/o servicios requeridos por los Titulares a través de Holding Consultores en Planeacion Ltda o sus vinculadas.
• Realizar actividades de facturación, cobro y gestión de cartera.
• Enviar información comercial, publicitaria, promocional sobre productos, servicios, eventos o promociones de Holding Consultores en Planeacion Ltda o sus vinculadas.
• Evaluar la calidad de los servicios y realizar estudios de mercado y análisis estadísticos.
• Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos).
• Dar cumplimiento a obligaciones legales y contractuales con los Titulares.
• Para procesos de selección de personal, gestión de empleados y cumplimiento de obligaciones laborales (en caso de datos de empleados o candidatos).
• Para la gestión de proveedores y contratistas.
• Realizar análisis de riesgo y prevención de fraude.
• Transferir o transmitir datos a terceros (vinculadas, aliados, proveedores) dentro o fuera de Colombia, cuando sea necesario para el cumplimiento de las finalidades aquí descritas, siempre bajo condiciones de seguridad y confidencialidad.
• Consultar, reportar y actualizar información en centrales de riesgo crediticio, financiero y comercial, conforme a la ley.
• Garantizar la seguridad de las personas, bienes e instalaciones de Holding Consultores en Planeacion Ltda.
• Cualquier otra finalidad que sea informada y autorizada previamente por el Titular.

Para datos sensibles (como datos biométricos, de salud, etc.), Holding Consultores en Planeacion Ltda solicitará autorización expresa e informará sobre el carácter facultativo de la respuesta.

5. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Holding Consultores en Planeacion Ltda.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo excepciones legales.
3. Ser informado por Holding Consultores en Planeacion Ltda, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, o cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservar la información.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

6. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS

6.1. Consultas

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de Holding Consultores en Planeacion Ltda. La consulta se formulará por el medio habilitado señalado en la sección de contacto. Holding Consultores en Planeacion Ltda deberá atender la consulta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6.2. Reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante Holding Consultores en Planeacion Ltda, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a Holding Consultores en Planeacion Ltda a través de los canales de contacto, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
2. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Parágrafo: El Titular solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Holding Consultores en Planeacion Ltda.

7. MEDIDAS DE SEGURIDAD

Holding Consultores en Planeacion Ltda adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los datos personales, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Estas medidas incluyen controles de acceso, copias de seguridad, políticas de seguridad de la información, acuerdos de confidencialidad con empleados y terceros, entre otras.

8. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS

Holding Consultores en Planeacion Ltda podrá transferir y/o transmitir datos personales a terceros (incluyendo sus vinculadas, aliados estratégicos, proveedores de servicios) dentro o fuera de Colombia, para el cumplimiento de las finalidades descritas en esta política y de las obligaciones contractuales o legales. En estos casos, Holding Consultores en Planeacion Ltda se asegurará de que los receptores de la información cumplan con los estándares de protección y seguridad de datos exigidos por la normativa colombiana y por esta política, suscribiendo los contratos de transmisión de datos u otros mecanismos legales pertinentes.

Para transferencias internacionales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos, se solicitará la autorización expresa e inequívoca del Titular o se verificarán otras excepciones legales.

9. RESPONSABLE Y DATOS DE CONTACTO

El Responsable del Tratamiento de los datos personales es Holding Consultores en Planeacion Ltda, con NIT 901.176.209-6.

Para el ejercicio de sus derechos (consultas, reclamos, etc.) o cualquier inquietud relacionada con esta política, los Titulares pueden contactarse a través de los siguientes canales:

• Correo Electrónico: contacto@holdingseguros.com
• Teléfono: 3112190325
• Dirección Física para Correspondencia: Km 1.5 Vía Cota-Chía

El área encargada de la atención de peticiones, consultas y reclamos relacionados con datos personales dentro de Holding Consultores en Planeacion Ltda gestionará las solicitudes recibidas a través de estos canales.

10. VIGENCIA Y MODIFICACIONES DE LA POLÍTICA

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 1 de Junio de 2025.

Las bases de datos sujetas a tratamiento se mantendrán vigentes mientras se conserve la finalidad para la cual fueron recolectados los datos, o por el tiempo requerido para cumplir con obligaciones legales o contractuales.

Holding Consultores en Planeacion Ltda se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento. Cualquier cambio sustancial será comunicado oportunamente a los Titulares a través de los medios de comunicación habituales (página web, correo electrónico, u otros) antes de su implementación. La versión actualizada de la política estará siempre disponible para consulta en los canales designados por la compañía.

El uso continuado de los servicios de Holding Consultores en Planeacion Ltda después de la notificación de los cambios constituirá la aceptación de los mismos.